W niniejszej Polityce Prywatności użytkownicy mogą znaleźć wszystkie ważne informacje dotyczące wykorzystywania przez nas danych osobowych, niezależnie od kanału lub środka (online lub osobiście) używanego do interakcji z nami. 

 

Użytkownikom, którzy chcą dowiedzieć się, w jaki sposób korzystamy z plików cookies i podobnych technologii, które mogą być instalowane na urządzeniach końcowych naszych klientów i użytkowników, zalecamy zapoznanie się z Polityką plików cookie.

Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania, jest Bejot sp. z o.o. ul. Wybickiego 2a, Manieczki, 63-112 Brodnica k. Poznania, tel. +48, 61, 281-22-25, e-mail: biuro@bejot.eu (dalej: „Administrator”).

 

Inspektor ochrony danych:

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możecie Państwo  skontaktować się z nami przez wyznaczonego Inspektora ochrony danych pod adresem: iod@bejot.com.pl lub pisząc w formie tradycyjnej na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.

 

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
 

Cel przetwarzania:	Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych:
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem, w zakresie działalności administratora	art. 6 ust. 1 lit. b (dot. klientów); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta). Potrzeba kontaktu z klientami / pracownikami / współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji.
Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji.	art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji. Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów w związku  z rozpatrywaniem skarg, wniosków i reklamacji.
Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających  z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przetwarzanie danych klientów  lub kontrahentów i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń.
Działania marketingowe	art. 6 ust 1 lit a i f RODO prowadzenia działań marketingowych poprzez przesyłanie informacji handlowych i marketingowych, za pośrednictwem kanału komunikacji, na który użytkownik dobrowolnie wyraził zgodę, udział w organizowanych konkursach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego).
Prowadzenie statystyk	art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych. Usprawnienie prowadzonej działalności dzięki wnioskom wyciągniętym na podstawie działań statystycznych.
Przetwarzanie danych w ramach profilu na portalach społecznościowych w tym  Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest	art. 6 ust. 1 lit. f RODO W przypadku Facebook oraz Instagram dane są współadministrowane przez Spółkę „bejot” oraz Meta Platforms Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych.
Przetwarzanie plików cookies.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO Administrator korzysta z niezbędnych plików cookie, w celu umożliwienia działania podstawowych funkcji strony. Ponadto, w przypadku prowadzenia badań statystycznych, marketingu bądź zapisywania preferencji użytkownika z wykorzystaniem plików cookies, administrator uzyska zgodę na zapisanie plików cookies na urządzeniu użytkownika. W takim przypadku dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Umożliwienie działania podstawowych funkcji strony. Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, statystycznych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych.
Udzielanie odpowiedzi w ramach zapytań przez formularz kontaktowy  na stronie www	art. 6 ust. 1 lit f) RODO Dane przechowywane przez okres 3 miesięcy lub do czasu wniesienia sprzeciwu.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami.	art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO; art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. Rozpowszechnianie wizerunku pracownika /współpracownika na podstawie zgody prawnoautorskiej.
Prowadzenie rekrutacji.	art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO (dot. kandydatów na pracowników); art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO (dot. kandydatów na współpracowników) Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.

 

 

Odbiorcy danych

Będziemy ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:
•    osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym adwokatom i radcom prawnym, współpracującym z nami w zakresie usług konsultingowych 
•    organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
•    podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi informatyczne, doradcze, usługi marketingowe (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, organizacji i realizacji wydarzeń, transportowych, archiwizacji, obsługi korespondencji, audytorom, profesjonalnym doradcom.
•    w niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne świadczące usługi na nasze zlecenie mogą występować w roli niezależnych administratorów np. poczta polska lub inni operatorzy pocztowi, operatorzy transakcji płatniczych.

 

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do:
•    dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
•    sprostowania (poprawiania) swoich danych,
•    usunięcia swoich danych,
•    ograniczenia przetwarzania swoich danych,
•    przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
•    wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
•    cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.

Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

 

Obowiązek/dobrowolność przekazania swoich danych osobowych?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcecie Państwo skorzystać z oferowanych przez nas usług, zostać naszym kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem /współpracownikiem, musicie Państwo podać swoje dane osobowe.

Jeśli Państwa pracodawca lub inny podmiot wskazał Państwa jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy, Państwa dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).

W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

 

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). 

Jeśli na przestrzeni czasu zawarlibyśmy umowę na świadczenie usług teleinformatycznych z podmiotami działającymi poza strukturami EOG, zawsze odbywać się to będzie z podmiotami sprawdzonymi, które zapewniają ochronę danych osobowych. 

Zgodnie bowiem z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG. Decyzja wydana przez Komisję wobec USA obejmuje firmy uczestniczące w programie Data Privacy Framework. Współpracujemy jedynie z firmami uczestniczącymi w tym programie. Więcej informacji na ten temat można uzyskać pod adresem: https://www.dataprivacyframework.gov/s/

Zastosowany sposób zabezpieczenia Państwa danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Możesz zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich w miejscach są udostępniane.

 

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników, jak również pracowników lub współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.